Em certas empresas como restaurantes, lojas de varejo e lojas on-line, os clientes pagam por suas comprar no momento em que elas são feitas. A única forma de você não receber o seu dinheiro é se algo der errado com sua máquina de cartão de crédito, o que é bastante raro de acontecer. Mas se sua empresa opera em um sistema de faturação, você geralmente precisa dar aos clientes 30, 60 ou até 90 dias para realizarem os seus pagamentos – e, talvez alguns deles não vão fazer isso.

Existem inúmeras razões para um atraso no pagamento ou mesmo o não pagamento: Talvez o boleto para o pagamento se perdeu em uma pilha de outros papéis (ou, se e-mail, na caixa de entrada do cliente), ou o cliente teve uma despesa inesperada e não pôde lhe pagar antes do vencimento. Mas independentemente das circunstâncias, uma fatura não paga pode realmente prejudicar o seu negócio e, eventualmente, você vai precisar tomar medidas, se você quiser receber o seu dinheiro.

Pode ser tentador acionar uma empresa de cobrança assim que uma fatura vencida não é paga, mas fazê-lo de imediato pode fazer o cliente se sentir ameaçado e chateado, você não precisa ser agressivo num primeiro momento.

Se um cliente não pagou uma conta no tempo, aqui estão os passos que você deve tomar, nesta ordem, para garantir que você não só irá receber seu pagamento, mas também manterá um bom relacionamento com o cliente.

Cobranças de pagamento: passos a seguir

Estenda a mão para o cliente. Um lembrete amigável de que a conta dele está vencida e não paga é o primeiro passo numa cobrança. Na maioria das vezes, um atraso no pagamento foi por um erro honesto, e receber esse primeiro lembrete fará com que o cliente pague o mais rápido possível.

Reenvie a fatura. Em alguns casos, os clientes vão tentar atrasar o pagamento ao dizerem que perdeu a conta, ou que eles precisam reconciliar seus registros para encontrar o valor correto do pagamento. Se esse for o caso, é aconselhado enviar uma fatura atualizada de imediato – mesmo você sabendo que o cliente tem a original – para acabar com essa desculpa.

Dê um ultimato. Quando um cliente inadimplente ignora seus e-mail e telefonemas sobre sua fatura, exija o pagamento com um pouco mais de firmeza. As empresas de serviços que trabalham com o cliente numa base contínua estão em melhor posição para dar um ultimato. Nesse passo é válido citar a possibilidade da negativação do nome da empresa nas agências de proteção do crédito. Você pode estabelecer um prazo específico a partir do qual os serviços serão cortados. É incrível o quão rápidos os clientes descobrirão como pagar suas faturas atrasadas quando eles percebem o quão difícil será substituir os seus serviços em alguns dias.

Você pode solicitar uma data para o pagamento e acompanhar a fatura até que o cliente a pague. Se necessário, reenvie uma cópia do contrato original, indicando que você pode agravar a situação se as faturas permanecerem atrasadas.

Contrate uma empresa de cobrança. Se repetidas tentativas de contato com o cliente para cobrança falhou, é hora de mudar de estratégia. Empresas de cobranças são especializadas em recuperação de pagamentos que estão tipicamente vencidos a mais de 90 dias. A empresa terá a tarefa de cobrar do seu cliente por conta própria, usando táticas testadas e muitas vezes eficazes para induzir o indivíduo a pagar.

Mova uma ação judicial. Para a maioria das pequenas empresas, o tempo e o dinheiro gasto para processar um cliente inadimplente não vale a pena. No entanto, se esse cliente lhe deve uma grande soma de dinheiro e se recusa a pagar, com base nos termos do seu contrato ou fatura, uma ação judicial pode ser necessária. Se você decidir prosseguir numa ação judicial, consulte um advogado para determinar como proceder.

O que fazer nesse meio tempo

Se você está precisando de dinheiro e não sabe quando um cliente irá realizar o pagamento, um serviço de factoring pode ajudá-lo a obter o dinheiro que você precisa enquanto você está esperando. Com um serviço de factoring, você vende suas contas a receber da sua empresa por uma determinada percentagem do valor das contas (geralmente 70 a 90 por cento) e a empresa lhe passará o dinheiro em poucos dias. Em seguida, ela irá receber os pagamentos de seus clientes e enviará o resto do dinheiro para você, menos as taxas do serviço.

É importante ter em mente que os serviços de factoring não são os mesmos das empresas de cobranças, eles farão uma verificação de crédito em seus clientes antes de concordarem em comprar suas faturas. Se você usar esses serviços para receber de vários clientes, as taxas podem ser altas, e você pode acabar perdendo dinheiro no longo prazo.

Contas?

Dicas para garantir pagamentos dentro do prazo

Você nunca terá garantia de que cada cliente pagará suas contas dentro do prazo, mas há coisas que você pode fazer para impedir que os pagamentos atrasados ou não atendidos avancem o mínimo possível no tempo.

Discuta todos os custos e condições de pagamento de frente. Colocar tudo sobre a mesa de imediato não só estabelece as expectativas de pagamento para o seu cliente, mas também constrói a confiança necessária para um relacionamento forte e positivo com. Antes de mergulhar em um projeto, certifique-se de que o seu cliente está plenamente consciente dos custos projetados.

Ter essa clareza desde o início ajudará a fortalecer a confiança do cliente e o compromisso com o pagamento de valor total – e dentro do prazo. Se alguma coisa mudar ao longo do caminho, alertar o cliente em tempo real pode evitar surpresas desagradáveis.

Se um cliente tem um histórico de pagamento em atraso, você pode querer considerar pedir um adiantamento, ou lhes permitir pagar em prestações.

Envie as faturas de imediato. Com tantas tarefas na sua rotina de pequeno empresário, pode ser fácil perder o controle de uma fatura de cliente. Você pode, por exemplo, ter esquecido de enviar uma fatura para certo cliente e depois ir cobrar dele uma conta que você nunca o enviou, isso só vai prejudicar a sua reputação. É aconselhado enviar a fatura assim que um trabalho for concluído para evitar esquecimentos.

Seja persistente com os clientes em atraso. Se um cliente não responder aos e-mails sobre as faturas em atraso, legue para o indivíduo e continue ligando todos os dias até que ele pague. Não precisa ser agressivo, apenas não pare de cobrar e enfatize que você quer acertas as contas para que você possa se concentrar em coisas mais importantes. Será mais fácil e conveniente para ele pagar o que deve do que ficar se esquivando das suas ligações e dando desculpas.

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