Primeiramente, é necessário entender que a nota fiscal nada mais é que um comprovante obrigatório que precisa ser lançado após qualquer venda, em outras palavras é o documento oficial utilizado como comprovante de uma transação comercial, ou seja, a venda de produtos ou a execução de serviços.
Vale destacar que a não emissão desse documento é ilegal e é considerada sonegação, pois a nota fiscal registra a transação realizada e é por meio das informações presentes nela que serão definidos os tributos a serem pagos por parte da empresa, portanto, o cliente deve exigi-la caso alguma empresa não a forneça após a compra.
A nota fiscal não precisa necessariamente ser impressa, dessa forma os gastos são reduzidos. Ademais, não há o risco de a nota ser extraviada e também não se faz necessário destinar um grande espaço físico com o intuito apenas de armazenar esses documentos.
Para que serve a nota fiscal?
A principal serventia da nota fiscal é registrar as trocas comerciais e controlar o recolhimento de impostos. A nota também facilita muito o controle financeiro da organização, pois ela demonstra o quanto de dinheiro entrou e saiu do caixa.
Além disso, a nota fiscal pode ser utilizada como uma forma de comprovar que o cliente realmente fez certa compra e, a partir daí, ele poderá solicitar serviços como a troca, garantia ou a devolução de um produto.
Emitir nota fiscal nada mais é do que usar um programa certificado pela própria Receita Federal para criar esse documento, o qual comprovará a transação de um cliente.
E, basicamente, tudo que você precisa saber é que emitir nota fiscal é obrigação de qualquer empresa que comercializa um produto ou serviço, a não ser que ela esteja isenta por lei, o que é bem raro.
Qual a diferença entre cupom e nota fiscal?
Ainda que estejamos falando sobre a diferença entre cupom fiscal e nota fiscal, é essencial destacar que ambos os documentos possuem a mesma função durante o processo de recolhimento de impostos e tributos.
Contudo, na nota fiscal, o consumidor que está efetuando a compra é identificado, diferente do cupom fiscal.
Além disso, com a identificação do cliente, torna-se possível o repasse do pagamento da nota para outra pessoa, procedimento que só é possível com a adoção da nota fiscal.
É importante ressaltar que a adoção de pelo menos um dos dois é indispensável para que uma transação comercial seja concretizada da forma correta e dentro das regras impostas pelo FISCO.
Dessa forma, usando a nota fiscal como comprovante de venda, a empresa fica segura contra fraudes em possíveis trocas.
Outra diferença entre os dois é que o cupom fiscal demanda a utilização de um equipamento específico: o ECF (impressora fiscal), que é responsável pela transmissão de dados e pela impressão das informações da venda.
Por outro lado, a nota fiscal está ligada ao sistema de gestão da loja, que normalmente possui um módulo responsável pela emissão de notas, que é feita diretamente via conexão com a SEFAZ.
O MEI (Microempreendedor individual) e a nota fiscal
Uma dúvida bem usual entre os Microempreendedores individuais é em relação à necessidade de emissão da nota fiscal.
Caso essa também seja a sua dúvida, saiba que o MEI é obrigado a emitir nota fiscal nas vendas e nas prestações de serviços para pessoas jurídicas, inclusive órgãos públicos. Contudo a emissão de nota fiscal para pessoa física é opcional, exceto se o cliente exigir.
A autorização para emitir nota fiscal é um grande passo para o processo de formalização do MEI, pois lhe dará a oportunidade de crescer.
Uma das vantagens dessa autorização é que ela tira o empreendedor de uma situação informal, dando a ele a oportunidade de realizar negócios bem mais expressivos, com empresas e entidades de grande porte, visto que estas exigem o documento fiscal para a contratação de serviços ou compra de produtos.
Outro ponto que é importante tomar nota é que o MEI não é obrigado a emitir a Nota Fiscal Eletrônica, mesmo se realizar vendas interestaduais, fica a critério do empresário emitir ou não.
Nota fiscal eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital gerado pela empresa que está realizando a transação comercial, por exemplo, a venda de um produto. Basicamente a NF-e é a versão eletrônica da antiga nota fiscal, que era emitida em formulários contínuos.
A Nota Fiscal Eletrônica, tem como função documentar fiscalmente as operações de venda, controlar a entrada e saída de mercadorias, operações interestaduais, operações de devolução ou transferência de mercadorias, bem como para comprovar operações de simples remessa.
Contudo, para realizar a emissão de uma NFe, a empresa necessariamente terá que usar o certificado digital e um software emissor. O certificado nada mais é do que uma assinatura virtual do remetente que garante a autoria dessa nota fiscal, a qual certifica a segurança dos dados transmitidos à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) durante a emissão da nota.
Além desse certificado, o empreendedor também precisa de um computador, tablet ou celular com acesso à internet. Ademais, também será preciso adquirir um programa emissor de NFe.
Na hora de adquirir esse programa, é recomendável um que possa integrar todas as áreas do seu negócio. Dessa forma, você economiza tempo e torna a sua gestão muito mais simples.
Por fim, se SEFAZ autorizar a emissão da nota, ela será emitida digitalmente e, tanto o receptor da nota quanto a empresa emissora podem consultar a NFe pela internet.
Como funciona a emissão da nota fiscal?
De início, quando um produto é vendido, por exemplo, a empresa gera um arquivo eletrônico com todas as informações fiscais da operação realizada, que é assinado por meio do certificado digital e enviado online para a SEFAZ. Esse órgão faz uma validação prévia do arquivo e emite a Autorização de Uso, necessária para o trânsito do produto.
Posteriormente, os dados da operação são disponibilizados na internet para todos aqueles que têm a chave de acesso da NF-e e para a SEFAZ do estado destinatário (caso o produto seja enviado para outro estado).
Finalmente, é gerada uma única via do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica , que destaca o código de acesso e um código de barras para facilitar a confirmação das informações nos postos fiscais.
Esse documento funciona como uma representação simplificada da NF-e e deve acompanhar o produto durante todo o transporte, pois é obrigatório para a circulação de mercadorias.
No caso da nota fiscal de serviços eletrônica, a empresa transmite os dados diretamente para a prefeitura, emitindo a nota fiscal pelo próprio sistema ou enviando um Recibo Provisório de Serviços (RPS) que será convertido em NFS-e posteriormente.
Vantagens da NF-e
A nota fiscal eletrônica possui diversos benefícios, tanto para quem emite quanto para o consumidor, tais como:
- Redução dos custos com papel e impressão, já que as notas podem ser encaminhadas por e-mail ao consumidor e pelo sistema de emissão para a SEFAZ;
- É possível armazená-las digitalmente, não ocupando espaço físico e evitando gastos com recursos;
- Praticidade extrema para consultar as notas já emitidas, pois elas podem ser acessados com apenas alguns cliques;
- Facilidade e agilidade ao preencher as informações e enviá-las ao governo, reduzindo o tempo gasto para fazer a emissão;
- Caso você opte por utilizar plataformas digitais, que emitem a nota automaticamente, as chances de ter algum erro são bem reduzidas, visto que quando o trabalho é feito por uma pessoa sempre existe chance de erros, não é mesmo?
O que é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)?
Conhecimento de Transporte Eletrônico é o documento obrigatório para a movimentação de mercadorias em território nacional. Este documento só existe na forma digital e sua emissão e seu armazenamento são eletrônicos.
O CT-e tem como objetivo registrar as prestações de serviços com documentos para transporte de cargas adequados. Dessa forma, a Receita Federal consegue fazer fiscalizar os produtos em qualquer meio de transporte, seja ele aéreo, rodoviário, ferroviário, dutoviário ou aquaviário.
Ademais, a validade jurídica desse documento é garantida pela assinatura digital do emitente. Então, o fisco recebe o arquivo e autoriza seu uso. Esse processo é válido em qualquer estado brasileiro.
Saiba diferenciar as diferentes notas fiscais: NF-e, NFS-e e NFC-e
A NF-e é a Nota Fiscal Eletrônica e, assim como mencionado anteriormente, esta se trata de um documento completamente digital, que é transmitido para a Receita Federal por meio de um arquivo XML.
Já a NFS-e é a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica também consiste em um documento fiscal. Seu objetivo é facilitar a comunicação entre a prefeitura do município e o prestador de serviços.
Esse documento é totalmente digital, sendo emitido e autorizado por meio de ambiente eletrônico. Sua autenticação ocorre pelo arquivo XML do Recibo Provisório de Serviço (RPS) para o webservice da prefeitura.
A NFS-e é emitida, gerada e cancelada pelo ambiente virtual e contém campos necessários para a análise do fisco.
Todo prestador de serviço que seja contribuinte do Imposto sobre Serviços (ISS) é obrigado a emitir esse documento, de acordo com as diretrizes da prefeitura em que a empresa está sediada, contudo, o MEI é uma exceção.
A NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), por sua vez, é voltada para o registro das operações de compra e venda no comércio varejista. A principal diferença entre a nota fiscal de consumidor e nota fiscal está na tributação do ICMS, uma vez que se trata de uma venda para o consumidor final.
A NFC-e cobre as vendas feitas no próprio estabelecimento e inclui aquelas que são realizadas por intermédio de entregas em domicílio. Os empreendimentos que se enquadram nessa categoria são:
- supermercados;
- farmácias;
- floriculturas;
- lanchonetes;
- pizzarias;
- restaurantes.
Uma informação importante é que a NFC-e não exige a inserção obrigatória do CPF ou do CNPJ do comprador, portanto, fica a critério do mesmo inserir essa informação ou não.
Se você ainda tem dúvidas sobreo assunto, entre em contato com a TCX contabilidade que ajudamos você e sua empresa!
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