Antigamente, emitir nota fiscal era algo mais trabalhoso, já que não existia a nota fiscal eletrônica e tudo precisava ser entregue de forma impressa para o cliente. Hoje existem vários programas e sites que facilitam na entrega da nota fiscal eletrônica e o envio pode ser realizado direto ao e-mail do cliente.

A verdade é que a nota fiscal é importante tanto para o cliente quanto para a empresa, pois é a prova de que uma venda foi realizada legalmente. No caso do cliente, irá ajudá-lo em casos de problemas técnicos e trocas do produto ou até mesmo para obter créditos fiscais. Para a empresa, serve como uma forma de se saber quais foram os ganhos obtidos e irá ajudar na apuração de impostos sobre a venda.

O que é a nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica é aquela que substitui a nota fiscal impressa. Ela é transmitida pela internet para a Secretaria da Fazenda, que então autoriza a emissão da mesma. O cliente então recebe sua cópia impressa em mãos ou autoriza seu envio para o e-mail.

Quase todas as empresas hoje trabalham com a emissão de nota fiscal eletrônica e não apenas com a nota fiscal impressa. Para não correr riscos de erros, é interessante contar com um contador que ajude e acompanhe a questão das notas fiscais emitidas.

Como emitir a nota fiscal eletrônica

Quando ocorreu o processo de modernização de notas fiscais, muitos empreendedores acabaram se confundindo em relação a seu funcionamento. Isso porque há vários outros nomes que passaram a fazer parte da rotina do empresário, como a nota fiscal eletrônica, a nota fiscal de serviços eletrônica e a DANFE.

O primeiro passo para emitir nota fiscal eletrônica é ter uma inscrição estadual, que é solicitada automaticamente junto com o CNPJ, ou seja, é provável que o empreendedor já possua esse número.

Em seguida, é preciso verificar se existe obrigatoriedade de emissão da nota fiscal no ramo de negócio no qual se está inserido. Empresas que estão obrigadas a emitir a nota fiscal eletrônica devem então se habilitar na Secretaria do Estado da Fazenda (SEFAZ) e procurar um sistema ou site que façam a emissão do documento.

Vale comentar que o software gratuito para emissão de nota fiscal eletrônica disponibilizado pela Receita Federal parou de funcionar desde janeiro de 2017, desde então é preciso apostar em outros softwares, como o QuantoSobra ou o Conta Azul, por exemplo.

Algumas empresas preferem apostar nos emissores gratuitos, e como o software da Receita Federal não está mais disponível para uso, é possível apostar no TiraNota, emissor totalmente online sem necessidade de instalação em um computador, bastando o acesso a internet.

Quanto ao preenchimento da nota fiscal, atente-se aos campos obrigatórios como os dados do emitente – que envolvem a sua empresa -, dados do destinatário – que envolvem o cliente -, detalhes do produto ou serviço vendido – incluindo em qual tipo de tributação se encaixam – e a forma de pagamento. Basicamente basta seguir o passo-a-passo do software e se atentar às informações que são pedidas.