Conheça por completo o E-Social: O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) quando concebido, organizou-se em três grandes projetos que gradativamente estão se tornando parte da rotina dos empresários e contabilistas no Brasil: 1) Escrituração Contábil Digital (ECD), 2) Escrituração Fiscal Digital (EFD) e 3) NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Posteriormente houve a ramificação e ampliação do projeto, tomando o formato atual:

►Setor Contábil: Escrituração Contábil Digital (ECD), Escrituração Contábil Fiscal (ECF), Controle Fiscal Contábil de Transição (F-Cont), E-Lalur e Central de Balanços.

 ►Setor Tributário: Escrituração Fiscal Digital Contribuições (EFD Contribuições), Escrituração Digital ICMS/IPI (EFD ICMS/IPI), NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica), CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), CFe-SAT (Estado), SAT/ISS (PMSP) e futura obrigatoriedade da alimentação das informações do Bloco K (Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque).

 ►Setor Trabalhista: e-Social que tem como premissa a consolidação das obrigações acessórias da área trabalhista em uma única entrega.

“e-Social”

Este informativo, diante da complexidade de todo projeto SPED, se restringirá ao e-Social e tem por objetivo alertá-los e esclarecer quanto às mudanças trabalhistas e previdenciárias que entram em vigor a partir de Setembro de 2016. Todos os empregadores inclusive os domésticos precisarão se adequar a essa nova obrigação.

  • O e-Social – é uma obrigação legal definida pelo Governo Federal que unificará, em meio eletrônico, o envio de informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais. Os órgãos participantes do sistema são: Caixa Econômica Federal – CEF, Instituto Nacional do Seguro Social–INSS, Ministério da Previdência Social – MPS, Ministério do Trabalho e Emprego – MTE e Secretaria da Receita Federal – RFB.  Objetivos do e-Social – Ter, em um único aplicativo toda a escrituração da folha de pagamento, com todos os seus eventos, trabalhistas e previdenciários, uniformizando as obrigações acessórias trabalhistas e tributárias dos empregadores aos diversos órgãos envolvidos no sistema.

Algumas rotinas sofrerão mudanças significativas para validação e envio dos eventos não periódicos e periódicos:

I – Eventos não periódicos

  • Admissão: o evento deve ser transmitido até o dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço, sendo habilitada a recepção para o evento até 30 dias antes da data de admissão que está sendo informada. O evento poderá ser cancelado até o próprio dia da admissão, caso esta não venha a ocorrer efetivamente. Não será possível a admissão do trabalhador que não tiver o nº do PIS e que não atenda essa exigência em tempo hábil.
  • Contratação de trabalhador sem vinculo empregatício: o evento também deve ser transmitido até o dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço;
  • Haverá a obrigatoriedade de informar no cadastro se o imóvel do trabalhador é próprio e se foi utilizado recursos do FGTS para a aquisição do mesmo.
  • Afastamentos temporários: deverá ser informado em até 10 dias da ocorrência do afastamento do empregado.
  • Acidente de trabalho: As informações de acidente de trabalho deverão ser enviadas até o 1º dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato;
  • Desligamento: o evento informando o desligamento de um empregado deverá ser enviado até o 1º dia útil seguinte à data do desligamento, no caso de aviso-prévio trabalhado, ou do término de contrato por prazo determinado e até 10 dias seguintes à data do desligamento nos casos de aviso prévio Indenizado.
  • Férias: o aviso de férias deverá ser informado 30 dias antes do gozo, não haverá possibilidade de retroagir o aviso.
  • Alterações salariais: serão enviadas nos dias subsequentes à ocorrência do fato gerador, ou seja, da data da alteração salarial. Essa informação deve ser enviada antes de enviar o próximo evento de remuneração deste trabalhador que já observe o novo salário base.

II – Eventos periódicos

O prazo de envio dos eventos periódicos, como folhas de pagamento e encargos trabalhista e previdenciário, será até o dia 7 do mês seguinte ao da competência informada, antecipando-se o prazo caso esse dia recaía em dia não útil. O prazo de transmissão dos eventos não periódicos passa a ocorrer a partir da inclusão dos eventos iniciais no e-social, quando houver o fato gerador.

 Mudanças – O e-Social causará grandes mudanças na rotina trabalhista da sua empresa, é extremamente importante que a direção de cada empresa compreenda o impacto da mudança e elabore um planejamento interno de trabalho que envolva todas as áreas de comunicação e informação da empresa. Há necessidade de uma mudança comportamental na gestão das informações da sua empresa. Treinamentos e revisões nas rotinas de trabalho serão essenciais e importantes para essa transição. Será um choque cultural para os empregadores, porém, necessário, visto quê com o e-Social a fiscalização será Online/automática.

 Segue abaixo algumas ações imediatas que o Empregador (você, nosso cliente) deverá tomar:

  • Adotar o procedimento de processamento da admissão antes que o empregado inicie as atividades na empresa.
  • Contratação de Empresa de Segurança e Medicina do Trabalho (caso não a tenha ainda) para que sejam observadas todas as regras de Segurança e Medicina do Trabalho.
  • Comunicar, de imediato, os afastamentos previdenciários (afastamento de qualquer natureza).
  • Programar as férias dos Empregados com grande antecedência. O aviso de férias deverá ser comunicado no sistema com 30 dias de antecedência.
  • Observar as regras estabelecidas na legislação, tais como: limite de horas extras no dia, pagamentos de horas extras, e adicional noturno, obrigatoriedade de contratação de jovem aprendiz e estagiários (de acordo com regras estabelecidas na legislação).
  • Observar todos os benefícios obrigatórios previstos na legislação ou por força de convenção coletiva de trabalho tais como: Vale transporte, vale alimentação, convênio médico, seguro de vida em grupo etc. O e-Social irá fiscalizar toda a rotina da empresa.
  • Nunca houve previsão na legislação para rescisão do contrato de trabalho com data retroativa. O e-Social reforçará a impossibilidade dessa prática, pois o sistema não aceitará inclusão de dados com data retroativa.
  • Garantir que o cadastro dos empregados esteja em conformidade. É necessário que não haja irregularidade/divergências com o nome, CPF, PIS e data de nascimento junto a Receita Federal e Caixa Econômica Federal.

O Departamento Pessoal desta Organização em contábeis, diante da complexidade dos novos procedimentos, está se preparando e a disposição de V. Sas. para sanar possíveis dúvidas com relação ao e-Social, porém, gostaríamos de esclarecer que não nos responsabilizaremos por eventuais multas, impostos atrasados e infrações provenientes da falta de informações, informações incorretas ou mesmo pelo atraso do envio dessas informações em tempo hábil que nos impeça de cumprir o cronograma e os novos procedimentos previstos no e-social.

Vale lembrar que o fiscal não precisará ir à sua empresa para saber o que acontece por lá. As informações serão todas disponibilizadas no e-Social e a fiscalização será online/automática. A empresa que não se adequar ao e-Social estará sujeita as multas já previstas nas legislações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.

Para que tudo funcione da melhor forma possível, será imprescindível a colaboração das empresas com relação aos novos procedimentos.