Quando é a hora de terceirizar a folha de pagamento?

A complexidade do mundo contemporâneo, globalizado, que detém um mercado cada vez mais competitivo, lança diariamente novos desafios estratégicos e operacionais às empresas, que devem estar alinhadas às tendências, e ao imprevisível dinamismo econômico. E quando é a hora de terceirizar a folha de pagamento?

Diante de inúmeras instabilidades e incertezas, o atual perfil mercadológico tem mostrado uma atividade que não só cresce constantemente, como firma-se em solução eficaz (e por que não, necessária?) para diversas empresas: o outsourcing (terceirização) de atividades não estratégicas.

Tal fator contribui diretamente para o direcionamento do foco da companhia em seu core business, alcançando resultados mais eficientes em seus negócios, ao terceirizarem atividades operacionais que são custosas e trabalhosas.

A tendência é mundial. Segundo pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Serviços de Apoio Administrativo (ABRAPSA) o Brasil está caminhando a passos firmes para o amadurecimento operacional, assim como já ocorre em outros países, como nos EUA, onde cerca de 30% a 35% da folha de pagamento das empresas é terceirizada. Enquanto a perspectiva de crescimento do PIB brasileiro até 2016 é em média de 4% ao ano (Goldman Sachs), o da terceirização, em geral, atingirá cerca de 10% (dados da IDC).

A terceirização é uma estratégia que tem sido adotada pelas empresas, mas existem algumas corporações que ainda têm a cultura contrária a este tipo de serviço, principalmente, por não saberem o momento certo para a contratação.

Por isso, baseado em ampla experiência com a atuação das empresas do Bestway Group, pontuo algumas dicas para o empresário fique atento para não desperdiçar o momento oportuno para a contratação. Tais fatores são encontrados em empresas brasileiras com know how para realizar o serviço de outsourcing com confiabilidade e segurança.

Cuidados na hora da contratação de uma empresa terceirizada:

Antes de qualquer coisa, quem irá contratar, deve procurar referências: saber se o fornecedor tem credibilidade institucional e reputação no mercado.

Avaliar se possui especialização nas questões trabalhistas, tributárias e fiscais, para que não haja problemas futuros; Todos os comprovantes de pagamentos das obrigações, relativos ao trabalho da contratada, devem ser exigidos e, periodicamente apresentados;

A partir de quantos funcionários:

Empresas que possuem a partir de 50 funcionários já terceirizam suas folhas de pagamento através de seus contadores, entanto, a partir de 2014, entrará em vigor o Sped Social (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – o eSocial) que exigirá detalhamento técnico das informações e muitas destas contabilidades têm de estar preparadas para atender às exigências legais. Percebo ainda que empresas que já possuem o perfil de terceirização de folha de pagamento buscam melhorar suas práticas de mercado e otimizam seus esforços para questões estratégicas.

Processos no RH que podem ser terceirizados:

Execução e processamento dos processos operacionais de Recursos Humanos, incluindo a elaboração e processos da folha de pagamento mensal e adiantamentos; admissões, documentação e benefícios legais; administração de férias individuais ou coletivas; emissão de documentos, guias, holerites e encargos sociais; geração das diversas guias de recolhimento: DARF, GPS, GRFC, relatórios e arquivos eletrônicos operacionais e legais, tais como, crédito de salários, pensão alimentícia, SEFIP e CAGED; gerenciamento total das informações e históricos dos funcionários e rescisões contratuais com acompanhamento nos sindicatos ou no Ministério do Trabalho para homologações. Assim como o desenvolvimento de projetos de estruturação de políticas e processos mais estratégicos através de consultoria de empresas especialistas. Remuneração variável, pesquisas de clima, cargos e salários são alguns exemplos.

O que esperar de uma empresa de terceirização de folha de pagamento?

– Ter a capacidade de fornecer outros serviços que a diferenciem de um contador ou de uma empresa que apenas processa a folha de pagamento. Poder apoiar o cliente com soluções de RH, a nível estratégico e com alto valor agregado, com certeza é um diferencial.

– Possuir uma equipe multidisciplinar com advogados trabalhistas, especialista em recursos humanos, economistas, equipe de tecnologia dedicada e contadores à disposição para atender e sanar as eventuais dúvidas;

– Utilizar ferramentas para gestão de pessoas, com tecnologias de ponta, que suporte os processos e gerenciamento dos colaboradores da contratante adequado as melhores práticas de mercado.

– Ter uma visão consultiva, que possibilite gerar soluções integradas, frente a eventuais necessidades de: diagnósticos de processos de gestão de pessoas, pesquisas de clima e salarial, políticas de contratação/remuneração/cargos & salários e participação de lucros (PLR), gestão por objetivos e competências, etc.

– Gestão de benefícios: Possibilitar a contratação e gerenciamento do programa de benefícios corporativos como: assistência médica, odontológica, vale refeição, alimentação, transporte, seguros de vida, perda de renda, previdência privada, entre outros. A estruturação das políticas de benefícios aderentes com o mercado em que a empresa atua, é uma ferramenta fundamental no processo de atração e retenção de talentos.

– Velocidade nas respostas, desenvolvimento de SLAs e matriz de responsabilidade (RACI): O modelo de comunicação com o fornecedor, alinhamento das responsabilidades entre as empresas e o prazo de execução/entrega devem ser acordados e monitorados no início da relação entre as empresas para que todas as obrigações legais sejam cumpridas.

Quando não há terceirização da folha de pagamento o que as empresas podem perder?

As empresas costumam ver apenas os custos diretos (headcount, horas extras e materiais de consumo), mas também há os custos indiretos (espaço físico e tecnologia); custos alocados (centro corporativo, parte da gestão do RH e tecnologia corporativa).

Enfim, a terceirização pode ser uma ótima ferramenta para o empreendedor, e, mais do que uma tendência, tem se mostrado elemento necessário para atingir altas performances operacionais, estratégicas e mercadológicas. Entretanto, a sua contratação deve ser realizada com cautela e dotada de um cuidadoso estudo preliminar.