A legislação exige que esses arquivos digitais sejam guardados por no mínimo cinco anos para eventuais conferências pelo Fisco.

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) já está sendo largamente utilizada no Brasil desde 2009. Mas passados estes anos dessa realidade muitas empresas ainda não atentaram para a importância destes arquivos. Acostumados com a antiga nota fiscal em papel, muitos ainda acreditam que basta guardar o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

Isso é verdade para as pessoas físicas e empresas que não estão obrigadas a emitir NF-e, mas para todos os demais, pela nova legislação fiscal, o DANFE possibilita visualizar o conteúdo da Nota Fiscal Eletrônica. Para as empresas obrigadas a emitir NF-e o “documento com validade fiscal” é o respectivo arquivo XML e a legislação exige que esses arquivos digitais sejam guardados por no mínimo cinco anos para eventuais conferências pelo Fisco.

Muitas empresas ainda não dão a devida importância em guardar a NF-e e as poucas que se preocupam com isso, acabam guardando somente as NF-es emitidas pela própria empresa se esquecendo que a legislação obriga também o armazenamento, pelos mesmos cinco anos das NF-es recebidas de seus fornecedores. É por esse motivo que começou essa “enxurrada” de e-mails em seu correio eletrônico. O que fazer com isso?

Como tudo está se modernizando, a nota fiscal também entrou nesse ritmo. Por isso, precisamos mudar nosso hábito de guardar papel e nos acostumarmos a armazenar arquivo digital. Essas NF-es que estão em sua caixa posta, provavelmente, são de seus fornecedores e precisão ser mantidas por, no mínimo, cinco anos. Mas então surge a pergunta: Como armazenar estes arquivos?

Você pode simplesmente arquivar em sua caixa de e-mails. No entanto, esse procedimento é frágil, pois qualquer problema no seu correio eletrônico provocará a perda desses importantes arquivos. Além disso, para uma eventual consulta ou fiscalização não vai ser fácil localizar as NF-es.

O ideal é você abrir o e-mail, identificar se essa NF-e é realmente sua, entrar no portal da Secretaria de Fazenda (http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal), digitar a “chave de acesso da NF-e” verificar se ela está válida e, depois, salvar esse arquivo em alguma pasta do seu computador e, de preferência, periodicamente, salvar uma cópia externa (pen drive, cd ou DVD) de forma organizada e separado por data.

A boa notícia é que já existem softwares disponíveis no mercado que administram e armazenam as notas fiscais eletrônicas emitidas e recebidas. Alguns fazem todo o procedimento de forma automática: importam o arquivo XML, validam na Secretaria de Fazenda, armazenam e oferecem filtros e relatórios para facilitar a organização e consulta às NF-es. Outros, mais sofisticados, chegam a ler os seus e-mails para capturar automaticamente, suas notas fiscais, poupando até o seu trabalho de abrir as mensagens com anexos em XML. Outra boa notícia é que esses softwares costumam ter preços acessíveis.

THIAGO DE ALMEIDA COSTA
SÓCIO PRESIDENTE DO GRUPO TCX