Vejo muita gente preocupada em criar listas de tarefas, ter reuniões mais rápidas e ser mais focados no dia-a-dia. Ainda que o empreendedor precisa ser mais produtivo, sem dúvida, ações importantes, não são suficientes. Ser produtivo tem mais a ver com um “estado mental” do que com atitudes propriamente ditas. De qualquer maneira, recomendo a leitura deste artigo para uma visão completa (e divertida) de inúmeras dicas que podem te ajudar a ser mais produtivo(a).

Seleciono abaixo algumas orientações e estados mentais que podem ajudar o empreendedor nessa tarefa.

  1. Diga “não” com mais frequência. Sei que nós, brasileiros, temos uma grande dificuldade em dizer “não”. Mas, se você quer focar no que realmente importa para o seu negócio ou carreira, tem que determinar o que é prioritário. Isso não significa que você deve se tornar antissocial. Mas precisa garantir que as atividades que decidiu fazer gerem algum benefício direto para você, seu chefe, sua família, sua comunidade. Infelizmente, vivemos num mundo de muitas distrações. Como o dia tem 24 horas, você terá que fazer escolhas.
  2. Comece seu dia fazendo apenas algo de impacto. Não abra o Facebook, o Twitter ou o e-mail quando chegar ao trabalho. Se possível, nem abra o browser para navegar na internet. Tem que avançar naquele relatório, planilha ou apresentação? Abra o Word, o Excel ou o Powerpoint diretamente. Fazendo a tarefa mais difícil primeiro, você garante que progrediu em algo relevante para o seu negócio. O resto do dia será certamente mais fácil e prazeroso, já que começou com uma certa sensação de “missão cumprida”.
  3. Divirta-se um pouco todos os dias. Separe um tempo para ver aquele vídeo engraçado, tomar um café ou entrar no Facebook. Pode ser apenas 5 minutos a cada hora de trabalho ou uma boa meia hora depois do almoço. O importante é que você se recompense um pouco e alivie a tensão de estar focado o tempo todo (algo sinceramente impossível de se conseguir). Só não vale transformar esse tempo em uma eternidade – que depois vai produzir um sentimento de tempo perdido.
  4. Isole-se com mais frequência. Praticamente todos trabalhamos em ambientes abertos, onde há pouca privacidade. Mas é cientificamente provado que foco e concentração requerem poucas interrupções. Nesse sentido, não tenha vergonha de usar o seu fone de ouvido ou qualquer outra coisa que passe a mensagem: você está focado e não pode ser interrompido.
  5. Não faça reuniões (nem por telefone). Evite ao máximo interrupções no seu fluxo de trabalho. Caso a reunião seja inevitável, garanta que a agenda esteja corretamente definida, todos saibam o que tem que ser resolvido e que a duração seja a menor possível. Reuniões, além de serem muitas vezes inúteis (na maioria dos casos um e-mail resolveria), quebram a sua “zona de produtividade”. Quase sempre você é obrigado a interromper uma atividade, que só será retomada depois da reunião.
  6. Comece o dia com 10 – 20 minutos de exercícios físicos. Está provado, exercitar-se diariamente não apenas faz bem para a sua saúde, mas também para a sua capacidade de se concentrar e “fazer mais”. Basta trocar o elevador pelas escadas ou dar umas voltas pelo quarteirão antes de começar a trabalhar para ativar a circulação: seu cérebro responderá mais rápido.

  1. Divida suas tarefas em blocos de tempo. Especialistas em produtividade são categóricos em dizer que é melhor realizar tarefas similares de uma vez. Precisa escrever 3 relatórios (ainda que sobre atividades distintas)? Separe uma manhã ou tarde para isso. E-mails? Leia e responda apenas em um ou dois blocos por dia. Nem é preciso falar que os avisos automáticos de novos e-mails, WhatsApp, Messenger e similares são destruidores para sua produtividade.
  2. Seja consciente de como você gasta seu tempo. Assim como é importante ter um orçamento e saber para onde está indo o seu dinheiro, o mesmo acontece com o tempo. Mas nem sempre temos esta consciência. Sugiro o uso do Rescue Time para que você veja com precisão como está usando (bem ou mal) o seu tempo. Resultados surpreendentes garantidos!
  3. Adote um atitude minimalista. Num mundo cheio de informações e distrações, realmente “menos é mais”. Quando você acumula documentos sobre a mesa, e-mails no inbox e listas de tarefas infinitas, é difícil atingir uma sensação de resultado, tão importante para a motivação diária. Adote medidas simples de “higiene” sobre coisas e informações, de modo que você leia ou tenha sobre a mesa apenas o essencial. Normalmente o essencial é muito pouco.
  4. Esteja presente 100% do tempo. É um fato: vivemos em mundo multitarefa, onde assistimos TV lendo o Facebook no celular, com uma planilha aberta no notebook e o filho ou parceiro pedindo atenção para conversar sobre algo. O que fazer? Muitos cientistas já provaram nossa incapacidade de fazer (bem) muitas atividades em paralelo. Portanto, foque em uma coisa por vez. Está jantando com a namorada(o)? Desligue o celular. Está fazendo o orçamento do mês? Desligue a internet. Você entendeu o espírito da coisa. Para ser produtivo é fundamental estar 100% em algo por vez e não 25% em 4 atividades. Quando você foca, não só você ganha, mas todos ao seu redor também.